Det finnes øyeblikk i enhver grossistvirksomhet hvor man føler at alt burde gå raskere. Ordrevolumene er der, kundene er der, teamet er klart. Likevel går det tregt. Og når man begynner å skrape på overflaten viser det seg ofte at hindret ikke ligger i markedet, men i teknologien og systemene som driver virksomheten.
Førestill deg en helt vanlig morgen hos en norsk grossist innen bildeler. Lagerlederen går gjennom innkommende leveranser men ser med én gang at lagerbeholdningen ikke stemmer. Samtidig prøver en selger å gi en forhandler informasjon om tilgjengelighet men får ulikesvar i forskjellige systemer. Økonomiavdelingen sitter midt i månedsskiftet og venter på data som aldri helt stemmer overens. Ingen gjør egentlig noe galt. Problemet ligger i systemet som ikke lenger samler virksomheten. Det er her flaskehalsen begynner.
Her er signalene som vanligvis avslører at ERP-systemet faktisk bremser salget mer enn noeannet.
Du må hoppe mellom system for å få et helhetsbilde
Mange grossister jobber i flere separate løsninger for lager, prislister, ordre og økonomi. Og så lenge volumene er små fungerer det greit. Men når forhandlernettverket vokser blir den splittede dataen risikabel.
Når du må åpne tre forskjellige Chrome-faner for å svare på et enkelt lagerspørsmål har systemet sluttet å være en støtte og blitt et hinder.
Kjennetegnet. Teamet gjør manuelle dobbeltsjekker fordi ingen stoler helt på dataen.
Forhandlerflytene krever konstant håndpålegging
Ordrer, prisfiler og kundespesifikke betingelser burde gå av seg selv. Men når ERP-systemet er utdatert begynner manuelle steg å snike seg inn. Det blir korrigeringer, oppfølginger, forklaringer og enda mer administrasjon. Det er nettopp slike prosesser som tar tid fra salgetog gjør det vanskelig å skalere uten å ansette flere.
Kjennetegnet. Hver ny forhandler øker kompleksiteten i stedet for å redusere den.
Lageret lever sitt eget liv
Grossister innen bildeler er helt avhengige av at lagerbeholdningen er korrekt i sanntid. Hvisikke blir misnøyen hos forhandlere raskt merkbar. Feil i lageret gjør at du enten selger noesom ikke er på lager eller kjøper inn unødvendig mye for sikkerhets skyld. Begge deler spiseropp marginene.
Kjennetegnet. Teamet går heller ut i lageret og teller manuelt enn å stole på tallene.
Økonomi får ikke den innsikten de trenger
Når økonomipersonalet ikke kan følge marginer, fyllingsgrad og kontantstrømmer blir beslutningstakingen mer gjetning enn analyse. Dette merkes ekstra tydelig i virksomheter som vokser. Jo flere ordre, desto tydeligere blir svakhetene hvis ikke systemet henger med.
Kjennetegnet. Rapporter må eksporteres til Excel for i det hele tatt å være mulig å forstå.
Alt går saktere når dere vokser
De tydeligste kjøpsignalene kommer gjerne når virksomheten merker at administrasjonenvokser raskere enn omsetningen. Plutselig brukes mer tid på å holde systemene sammen ennpå å selge. Og når det blir vanskelig å skalere uten å bygge ut administrasjonen vet man at teknologien henger etter.
Kjennetegnet. Vekst føles mer som en belastning enn en mulighet.
Hva du faktisk kan gjøre med det
Det som ofte gjør størst forskjell er å samle alt i én plattform som er bygget for grossister. Et nav som kobler sammen salg, innkjøp, lager, rapportering og økonomiflow.
Quick3 er et tydelig eksempel på en slik plattform, utviklet spesifikt for grossister innenbildeler, båt, MC og småmaskiner. Den eliminerer manuelle steg og lar virksomheten skalereuten at administrasjonen eksploderer.
Når dataen er samlet og ordreprosessene automatisert frigjøres timer hver uke. Feilenereduseres, forhandlerne får riktige svar med én gang og salget kan faktisk ta fart igjen.