Hvordan og når gjelder personvernerklæringen?

Denne personvernerklæringen gjelder alle forretningsprosesser i Quick Systems AS og alle våre nettsteder, domener og skytjenester. Denne erklæringen må ses i sammenheng med vår Databehandleravtale.

Personvernerklæringen gir informasjon om databehandling utført av Quick Systems AS når Quick Systems AS bestemmer formålet med behandlingen. Det gir også informasjon om data som blir prosessert av Quick Systems på vegne av våre kunder.

Personinformasjon er informasjon som kan identifisere deg som person, for eksempel en e-postadresse, gateadresse eller telefonnummer. Behandling av dine persondata er i noen tilfeller nødvendig for at vi skal kunne betjene våre kunder. Vennligst ikke benytt deg av Quick System AS sine produkter eller tjenester hvis du ikke er enig i hvordan vi behandler personopplysninger i henhold til denne personvernerklæringen.

Hvilke persondata behandles hos Quick Systems AS?

Quick Systems AS behandler persondata om kontaktpersoner eller brukere av våre applikasjoner knyttet til våre kunder (der vi kontrollerer dataene).
I tillegg behandles personopplysninger på vegne av våre kunder, og som er opplysninger som våre kunder eier (Quick systems er kun databehandler).

Hvordan behandler vi persondata som dataeier?

Vi er dataeiere i de tilfeller du er representant for en kunde av oss eller når du er bruker av våre applikasjoner.

Behandlingen av dine personopplysninger er basert på en interesseavveining. Det er nødvendig for Quick Systems å behandle dine personopplysninger for å kunne gi deg en best mulig kundeopplevelse. Ditt telefonnummer og e-post kan benyttes i forbindelse med brukerstøtte eller driftsmeldinger (eksempelvis ved feil i våre systemer).

Dersom du har samtykket kan vi sende deg nyhetsbrev med tilpasset markedsføring.

Hvilke personopplysninger samles inn?

Følgende informasjon legges inn om deg som bruker eller som kunde:

• Fornavn
• Etternavn
• Telefon/mobil (frivillig)
• E-post (frivillig)
• Adresse (frivillig)

Lagring av dine opplysninger

Vi lagrer dine opplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Oppbevaring av enkelte dokumenter og transaksjoner er vi forpliktet til å lagre lengre som følge av våre forpliktelser under norsk regnskapslov, og slike dokumenter slettes i tråd med gjeldende regelverk.

Overføring av personopplysninger til tredjepart

Vi overfører ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering.

Vi bruker databehandlere til å behandle personopplysninger på vegne av oss. Vi har inngått avtaler med disse, og de kan ikke bruke dine personopplysninger for andre formål enn det som følger av avtalen. Quick Systems AS bruker følgende databehandlere:

• EDI-post
• Nets (ref egen databehandleravtale mellom kunden og Quick Systems AS i forbindelse med eFaktura)

Databehandlerne lagrer dine personopplysninger innenfor EU/EØS. Vi vil ikke overføre dine personopplysninger til andre selskaper enn de som står nevnt i her.

Husk imidlertid at dersom du som kunde ønsker integrasjoner mot øvrige tredjeparter (også om disse utarbeides i samarbeid med Quick Systems AS sine ansatte) er det den enkelte kunden av Quick Systems AS sitt ansvar å ha gyldige databehandleravtaler med disse.

Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting/anonymisering av personopplysningene vi behandler om deg dersom vilkårene for dette er oppfylt. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandling og kreve rett til dataportabilitet dersom vilkårene for dette er oppfylt.

Når behandlingen er basert på ditt samtykke kan du på ethvert tidspunkt trekke dette tilbake. Vær oppmerksom på at du fortsatt kan motta kommunikasjon fra Quick Systems også etter et eventuelt samtykke er trukket tilbake dersom det er nødvendig for å vedlikeholde dine kontoer hos oss eller øvrig nødvendig informasjon.

Om du har spørsmål rundt dette – ta kontakt med oss på support@quick.no

Klage til datatilsynet

Du har rett til å klage til datatilsynet, for eksempel dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet ovenfor eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen. Kontaktinformasjon til Datatilsynet finner du her: https://www.datatilsynet.no/

Hvordan beskytter og lagrer vi data som databehandler?

Quick Systems AS leverer mange ulike tjenester til våre kunder. Mange av disse tjenestene involverer å behandle kundenes data, herunder personopplysninger. Grunnlaget for behandling av disse dataene er bestemt av våre kunder, ikke av Quick Systems AS. Det betyr at våre kunder er Behandlingsansvarlige (dataeiere). Quick Systems AS er databehandlere og prosesserer data på vegne av kundene våre og etter instruksjoner gitt av våre kunder. Dette forholdet er regulert i en databehandleravtale mellom oss og våre kunder.

Når våre kunder er Behandlingsansvarlige av personinformasjon, skal de sørge for å behandle disse i henhold til lovverket. Våre kunder skal også være bevisst hvilken informasjon de lagrer om sine kunder og ta eierskap til måten de behandler persondata for hvert enkelt datasubjekt.

Quick Systems AS og våre kunder må samarbeide for å sikre at persondata blir behandlet og lagret i henhold til gjeldende lovverk, og Quick Systems AS skal gjøre kunden i stand til å følge lovverket gjennom bruk av våre applikasjoner.

Opplysninger om ansatte

Datatilsynet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er leder for supportavdelingen og daglig leder som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på firmaets nettsider.

Alle stillingssøknader blir lagret hos Quick Systems AS. De blir lagret i vårt arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er daglig leder som er ansvarlig for dette.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.